viernes, 25 de septiembre de 2009
ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES EN EL POLITÈCNICO CON BASE EN LAS NORMAS ICONTEC
Para la elaboración de comunicaciones oficiales se debe tener en cuenta lo estipulado en las normas Icontec. Es necesario resaltar:
Los memorandos, cartas y circulares se deben elaborar en Arial 11
Los memorandos y cartas enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en la tabla de retención documental.
Cuando un memorando o carta se dirige a varios destinatarios, se elaborará una copia adicional para cada uno de ellos y se hará la relación en la misma comunicación cuando son hasta cinco destinatarios: así: a dos interlineas de los anexos si los tiene, se escribe: Igual comunicación se envia a... y se relacionan nombre y cargo, separados por coma (,) y cuando son seis ó más se hace una relación con los demás destinatarios y se anexa a la comunicación que también informa: Igual comunicación se envia a las personas relacionadas a continuación., poniendo nombre y cargo de destinatarios, o demás datos que sean necesarios.
Cuando la persona que redacta las comunicaciones oficiales es diferente a la que firma, sitúa su rúbrica contra el margen inferior izquierdo, en la copia del consecutivo de las comunicaciones que se deja en el Archivo Central.
Si la persona que firma las comunicaciones oficiales es la misma que escribe o proyecta el documento, no se necesita identificación del transcriptor, de lo contrario si.
El procedimiento para el manejo de las circulares, es el estipulado en la circular 089 de septiembre 6 de 2004, el texto aparece en el micrositio del Archivo en la Web institucional y como ejemplo de Circular Interna en esta Guía.
Las copias de los memorandos o cartas internas deben elaborarse en papelería sin logo.
Para la elaboración de comunicaciones oficiales se debe tener en cuenta lo estipulado en las normas Icontec. Es necesario resaltar:
Los memorandos, cartas y circulares se deben elaborar en Arial 11
Los memorandos y cartas enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en la tabla de retención documental.
Cuando un memorando o carta se dirige a varios destinatarios, se elaborará una copia adicional para cada uno de ellos y se hará la relación en la misma comunicación cuando son hasta cinco destinatarios: así: a dos interlineas de los anexos si los tiene, se escribe: Igual comunicación se envia a... y se relacionan nombre y cargo, separados por coma (,) y cuando son seis ó más se hace una relación con los demás destinatarios y se anexa a la comunicación que también informa: Igual comunicación se envia a las personas relacionadas a continuación., poniendo nombre y cargo de destinatarios, o demás datos que sean necesarios.
Cuando la persona que redacta las comunicaciones oficiales es diferente a la que firma, sitúa su rúbrica contra el margen inferior izquierdo, en la copia del consecutivo de las comunicaciones que se deja en el Archivo Central.
Si la persona que firma las comunicaciones oficiales es la misma que escribe o proyecta el documento, no se necesita identificación del transcriptor, de lo contrario si.
El procedimiento para el manejo de las circulares, es el estipulado en la circular 089 de septiembre 6 de 2004, el texto aparece en el micrositio del Archivo en la Web institucional y como ejemplo de Circular Interna en esta Guía.
Las copias de los memorandos o cartas internas deben elaborarse en papelería sin logo.
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